Excel-Listen in zig Versionen
Welche Datei ist aktuell? Wer hat zuletzt geändert? Formeln brechen, Daten werden doppelt gepflegt.
Digitalisierung & Prozessautomatisierung
Schluss mit Excel-Listen, Karteikarten und Zettelwirtschaft.
Wir digitalisieren und automatisieren Ihre Geschäftsprozesse in einem ganzheitlichen System. Jede Person in Ihrem Unternehmen erreicht es mit ihren Berechtigungen in ihrer Rolle und deckt ihren Bereich ab sofort dort ab: mit Aufgabenplanung, Monitoring und Soll/Ist-Auswertungen. Vom ersten Konzept über Lasten- und Pflichtenheft bis zum laufenden Betrieb.
- Konzept, Lasten- & Pflichtenheft
- Bis zu 50 % Förderung möglich
- 100 % Code-Eigentum
Kennen Sie das?
Wenn Ihr Unternehmen auf Listen, Zetteln und Gedächtnis läuft
In vielen Betrieben ist über Jahre ein Flickenteppich aus Dateien, Papier und Absprachen entstanden. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert.
Bücher, Ordner und Karteikarten
Informationen sind nur vor Ort auffindbar, nicht durchsuchbar und gehen im Alltag verloren.
Notizen, Zettel und E-Mails
Aufgaben und Absprachen verteilen sich auf Postfächer, Chats und Notizblöcke. Nichts ist nachvollziehbar.
Wissen steckt in einzelnen Köpfen
Fällt eine Person aus oder verlässt das Unternehmen, fehlt plötzlich das Wissen über Abläufe und Kunden.
Doppelte Dateneingabe
Dieselben Daten werden mehrfach abgetippt: in Listen, Buchhaltung, Shop und Warenwirtschaft.
Keine Übersicht über Zahlen
Wie ist der Stand? Liegen wir im Plan? Auswertungen kosten Stunden und sind bei Fertigstellung schon veraltet.
Vorher & nachher
Vom Flickenteppich zum ganzheitlichen System
Heute
- Daten verteilt auf Excel, Papier, Postfächer und Notizen
- Unklare Zuständigkeiten und vergessene Aufgaben
- Auswertungen kosten Stunden und sind sofort veraltet
- Jeder sieht alles oder gar nichts
- Abhängigkeit vom Wissen einzelner Personen
Mit Ihrem System
- Eine zentrale, aktuelle Datenbasis für alle
- Aufgaben mit Verantwortlichen, Fristen und Status
- Monitoring und Soll/Ist-Auswertungen auf Knopfdruck
- Rollen und Berechtigungen, sauber protokolliert
- Abläufe dokumentiert und unabhängig von Einzelpersonen
Was Ihr System kann
Ein System für das ganze Unternehmen
Wir entwickeln genau die Bausteine, die Ihre Abläufe brauchen, und verbinden sie zu einer Plattform.
Zentrale Datenbasis
Alle Informationen an einem Ort, aktuell, durchsuchbar und ohne doppelte Pflege.
Rollen & Berechtigungen
Jede Person sieht und bearbeitet genau das, was zu ihrer Rolle gehört. Sauber protokolliert.
Aufgabenplanung & Workflows
Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten und Freigaben werden geplant, zugewiesen und verfolgt.
Monitoring & Dashboards
Live-Überblick über Aufträge, Auslastung, Termine und kritische Kennzahlen.
Soll/Ist-Auswertungen
Plan und Wirklichkeit auf einen Blick: Budgets, Stunden, Mengen und Ziele im Vergleich.
Automatisierung
Erinnerungen, Statuswechsel, Dokumente und Benachrichtigungen laufen automatisch.
Schnittstellen
Anbindung an ERP, Buchhaltung, Shop, Kassensysteme und Import Ihrer bestehenden Excel-Daten.
Überall verfügbar
Im Browser, am Tablet oder als App, im Büro, im Lager und im Außendienst.
Rollen & Berechtigungen
Jeder sieht, was er braucht. Und deckt seinen Bereich vollständig ab.
Statt einer Datei für alle bekommt jede Rolle ihre eigene Arbeitsoberfläche. Das schafft Übersicht, Verantwortung und Datensicherheit.
- ✓Geschäftsführung
Kennzahlen, Soll/Ist-Vergleiche und Auswertungen über alle Bereiche in Echtzeit.
- ✓Team- und Abteilungsleitung
Aufgaben verteilen, Auslastung im Blick behalten, Freigaben erteilen.
- ✓Mitarbeitende
Eigene Aufgaben, Erfassung und Dokumentation direkt dort, wo die Arbeit passiert.
- ✓Außendienst & Partner
Mobiler Zugriff, Kundenportale und Freigaben für externe Beteiligte, genau dosiert.
Bevor eine Zeile Code entsteht
Konzept, Lastenheft und Pflichtenheft aus einer Hand
Gute Digitalisierung beginnt mit Klarheit. Wir nehmen Ihre Abläufe gemeinsam mit Ihrem Team auf und erstellen daraus eine belastbare Grundlage für Entscheidung, Budget und Umsetzung. Gerade bei förderbaren Projekten ist diese Dokumentation der Schlüssel zum Antrag.
- Ist-Analyse & Prozessaufnahme
Workshops mit den Beteiligten: Welche Listen, Dokumente und Abläufe gibt es heute? Wo gehen Zeit und Informationen verloren?
- Digitalisierungskonzept
Soll-Prozesse, Rollenmodell, Datenstruktur und Ausbaustufen, verständlich aufbereitet und priorisiert nach Nutzen.
- Lastenheft
Was Ihr Unternehmen braucht: Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen aus Sicht der Fachbereiche.
- Pflichtenheft
Wie es umgesetzt wird: Funktionen, Schnittstellen, Architektur, Abnahmekriterien, Aufwand und Zeitplan.
- Kosten- und Förderplan
Kostenvoranschlag und Digitalisierungsplan, aufbereitet für Förderanträge wie die Förderung Digitalisierung Wien.
Unser Vorgehen
In vier Schritten zum digitalen Unternehmen
Schrittweise statt Big Bang: Sie sehen früh Ergebnisse, Ihr Team wächst mit dem System mit.
- 01Analyse & WorkshopWir verstehen Ihre Abläufe, Rollen und Daten und finden die größten Zeitfresser.
- 02Konzept & SpezifikationDigitalisierungskonzept, Lasten- und Pflichtenheft mit klarem Umfang und Budget.
- 03Schrittweise UmsetzungEntwicklung in Ausbaustufen, Datenübernahme aus Excel und Anbindung Ihrer Systeme.
- 04Einführung & BetreuungSchulung Ihres Teams, Go-live, Monitoring und laufende Weiterentwicklung.
Einsatzbereiche
Was wir für Sie digitalisieren
Ob einzelner Bereich oder das ganze Unternehmen: Diese Abläufe digitalisieren und automatisieren wir besonders häufig.
- Einkauf & Lager
- Produktion
- Auftragsabwicklung
- Kundenverwaltung & CRM
- Service & Wartung
- Personal & Zeiterfassung
- Projekte & Ressourcen
- Qualitätssicherung
- Versand & Retouren
- Dokumentenmanagement
Häufige Fragen
Fragen zur Digitalisierung Ihrer Prozesse
Müssen wir unsere bestehenden Excel-Daten aufgeben?
Nein. Wir übernehmen Ihre vorhandenen Listen und Daten in das neue System, bereinigen sie dabei und stellen sicher, dass nichts verloren geht. Auswertungen können Sie auf Wunsch weiterhin als Excel exportieren.
Ist ein eigenes System nicht zu groß für unser Unternehmen?
Wir starten bewusst mit dem Bereich, der am meisten Zeit kostet, und bauen das System Schritt für Schritt aus. So entsteht schnell spürbarer Nutzen, ohne dass Sie alles auf einmal umstellen müssen.
Warum individuell statt Standardsoftware?
Standardsoftware zwingt Ihre Abläufe in ein vorgegebenes Schema. Ein individuelles System bildet Ihre tatsächlichen Prozesse ab. Wo eine Standardlösung besser passt, sagen wir Ihnen das ehrlich und binden sie an.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft beschreibt, was Ihr Unternehmen braucht: Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen. Das Pflichtenheft legt fest, wie diese Anforderungen technisch umgesetzt werden. Wir erarbeiten beide gemeinsam mit Ihnen, damit Umfang, Kosten und Ergebnis von Anfang an klar sind.
Kann das Projekt gefördert werden?
Für Wiener KMU ist eine Förderung von bis zu 50 % möglich, etwa über die Förderung Digitalisierung der Wirtschaftsagentur Wien. Wir bereiten Konzept, Digitalisierungsplan und Kostenvoranschlag so auf, dass sie für den Antrag verwendbar sind. Wichtig: erst einreichen, dann beauftragen.
Wem gehört die Software am Ende?
Ihnen. Sie erhalten den vollständigen Quellcode und die Dokumentation. Es gibt keine Abhängigkeit von Baukästen oder Lizenzmodellen, die Sie an uns binden.
Wo laufen unsere Daten?
Ganz nach Ihren Anforderungen: auf Servern in der EU oder in Ihrer eigenen Infrastruktur. Datenschutz, Berechtigungen, Backups und Protokollierung planen wir von Anfang an mit.
Ihr erster Schritt
Zeigen Sie uns Ihre Listen. Wir zeigen Ihnen Ihr System.
Erzählen Sie uns, welche Abläufe heute in Excel, auf Papier oder in Notizen stecken. Im unverbindlichen Erstgespräch skizzieren wir, wie ein ganzheitliches System für Ihr Unternehmen aussehen kann.